Acta de Entrega
Este documento formaliza la entrega del sistema SmartFlow Lite desarrollado a la medida de Mundo Mar & Barracuda. Registra el alcance ejecutado, el estado del proyecto y los acuerdos que aplican a partir de esta fecha.
📋 Datos de la entrega
🎯 Alcance ejecutado
- ✅ Módulo Cartera (CxC): consulta de reservas con saldo pendiente, seguimiento de pagos N1 y N2, verificación de comprobantes, filtros y exportación a Excel.
- ✅ Módulo Ventas: dashboard comercial con KPIs ejecutivos, análisis por categoría, canal, servicio, tipo de cliente y tendencias.
- ✅ Módulo Cuentas por Pagar (CxP): administración de facturas de proveedores, semáforo de vencimientos, registro de abonos parciales y exportación.
- ✅ Módulo Gastos Operativos: registro y consulta de gastos, gráficos de tendencia y distribución por categoría y proveedor.
- ✅ Módulo Proveedores: directorio de proveedores, edición de datos, documentación y consulta de información bancaria.
- ✅ Centro de Alertas Financieras: alertas automáticas de cartera vencida, servicios próximos, facturas por vencer y pagos parciales.
- ✅ Automatizaciones: flujos configurados para sincronizar los formularios operativos con la base de datos del sistema.
- ✅ Documentación y manuales: este documento y los manuales de usuario por módulo.
🚫 Qué no incluye este sistema
- ✗ Contabilidad oficial, estados financieros NIIF ni conciliaciones bancarias.
- ✗ Declaraciones de impuestos ni informes tributarios.
- ✗ Nómina ni liquidaciones laborales.
- ✗ Integración con software contable externo (Siigo, World Office, etc.).
- ✗ Módulos o funcionalidades adicionales a los descritos en este documento.
Entregables del Proyecto
Componentes funcionales que conforman el sistema SmartFlow Lite entregado a Mundo Mar. Cada módulo opera de manera integrada dentro del mismo ecosistema.
Manuales de Uso
Instrucciones de operación por módulo. Selecciona el panel que necesitas consultar.
💰 Manual — Control de Cartera
Este módulo es para la auxiliar de cartera. Desde aquí puedes ver todas las reservas, saber quién debe, cuánto debe y verificar que los pagos hayan llegado a las cuentas.
Seleccionar el período
Al abrir el módulo verás el filtro "Hoy" activo por defecto. Puedes cambiarlo a Últimos 7 días, 30 días, Este mes o Todos para ver reservas de otro rango de fechas.
Revisar los KPIs superiores
Las cinco tarjetas azules muestran los totales del período: Ventas totales, Por cobrar (con saldo pendiente), Total abonado, Total pagado y Servicios vencidos. Puedes hacer clic en cualquiera para filtrar la tabla por ese grupo.
Identificar las alertas de color
Las filas en rojo indican un servicio que ya pasó y todavía tiene saldo pendiente. Las filas en amarillo corresponden a servicios del día siguiente con pago pendiente. Esas son las que necesitan atención urgente.
Abrir el detalle de una reserva
Haz clic sobre cualquier fila para abrir el panel lateral derecho. Ahí verás todos los datos de la reserva, los comprobantes de pago y el estado de verificación.
Verificar un pago
En el panel lateral, ubica la sección "Verificación de pagos". Haz clic en "Ver comprobante" para confirmar que el pago llegó a las cuentas. Luego presiona "Verificar N1" o "Verificar N2". El sistema registra automáticamente la fecha y hora.
Registrar un segundo abono
Si el cliente realizó un segundo pago, ve al panel lateral, cambia el selector a "Sí" en "¿Registrar segundo abono?" e ingresa el valor, la fecha, el medio de pago y el enlace del comprobante. Guarda con el botón turquesa.
Descargar el reporte
El botón "Descargar Excel" genera un archivo con los registros visibles en ese momento, respetando los filtros que tengas aplicados.
🧾 Manual — Cuentas por Pagar
Este módulo es para gestionar las facturas de proveedores. Puedes ver lo que se debe, registrar abonos y controlar los vencimientos.
Revisar el semáforo de facturas
La tabla usa un sistema de colores automático: Rojo = factura vencida sin pagar. Amarillo = vence en los próximos 7 días. Gris = pendiente sin urgencia. Verde = pagada.
Filtrar por proveedor o estado
Usa los filtros superiores para ver solo las facturas de un proveedor, o para ver únicamente las vencidas, las próximas a vencer o las parcialmente pagadas.
Abrir una factura
Haz clic sobre la fila para abrir el panel lateral. Verás tres pestañas: Detalle (información completa), Abonos (historial de pagos) y Editar (ajustar datos de la factura).
Registrar un abono
Ve a la pestaña "Nuevo abono", ingresa el valor, la fecha, el medio de pago y el enlace del comprobante. Presiona "Registrar abono". El sistema actualiza el saldo pendiente automáticamente.
Revisar el historial de pagos
La pestaña "Abonos" muestra todos los pagos registrados para esa factura, con fecha, valor y medio de pago de cada uno.
📈 Manual — Ventas
Este módulo es de solo lectura, diseñado para gerencia. Muestra el desempeño comercial con gráficos, KPIs y análisis por diferentes dimensiones.
Seleccionar el período
Usa los botones rápidos: Hoy, Últimos 7 días, 30 días, Este mes o Todo. También puedes ingresar un rango manual de fechas de envío o de fecha del servicio.
Revisar los KPIs principales
Cuatro indicadores en la parte superior muestran: Ventas totales, Reservas registradas, Ticket promedio y Servicio con más reservas del período.
Analizar el canal comercial
La barra ancha debajo de los KPIs muestra el canal principal y el porcentaje de participación de cada canal (Agencias, Directo, Hoteles, Convenios, Online, App de Ventas).
Explorar los gráficos
Los gráficos muestran ventas por categoría, por canal, por tipo de cliente, por servicio y top clientes. La tendencia al final muestra la evolución semanal o mensual según el período seleccionado.
Aplicar filtros adicionales
Puedes filtrar por Categoría (Tour / Transfer), por Servicio específico o por Tipo de cliente para analizar segmentos concretos.
📊 Manual — Gastos Operativos
Este módulo muestra los gastos operativos registrados. Es de consulta y análisis — los gastos se registran desde el formulario correspondiente en Jotform.
Seleccionar el período
Usa los botones de la barra superior: Este mes, Último trimestre, Este año o Todo. El sistema filtra todos los gráficos y KPIs automáticamente.
Revisar los KPIs
Verás el total de gastos, los gastos del período, la categoría con mayor gasto y el proveedor con mayor impacto. La segunda fila muestra el total de facturas, cuánto está pagado y cuánto está pendiente.
Analizar la distribución
El gráfico de barras horizontales muestra el gasto por categoría. La dona muestra la proporción entre lo pagado y lo pendiente.
Ver la tendencia mensual
El gráfico de línea muestra la evolución histórica del gasto mes a mes. Permite identificar picos o reducciones.
Ver el detalle de una factura
Haz clic en cualquier fila de la tabla para abrir el panel lateral con el detalle completo: proveedor, categoría, valor, saldo y comprobante.
🚨 Manual — Centro de Alertas Financieras
Este módulo reúne en un solo lugar todas las situaciones que requieren atención. Combina alertas de Cartera (reservas) y de Cuentas por Pagar (facturas).
Revisar el tablero de alertas
Al abrir verás dos secciones: Cartera y Cuentas por Pagar. Cada tarjeta muestra cuántos registros tienen esa condición y el monto total involucrado.
Entender las prioridades
La barra de color superior de cada tarjeta indica la urgencia: Rojo = crítico (ya vencido). Naranja = urgente (próximo a vencer). Amarillo = atención. Turquesa = informativo.
Ver el detalle de una alerta
Haz clic en "Ver detalle" en cualquier tarjeta. La pantalla expande una sección inferior con KPIs específicos, filtros y la tabla completa de los registros de esa alerta.
Filtrar el detalle
Dentro del detalle puedes filtrar por fecha, estado, servicio o proveedor, y buscar por nombre o número de reserva. Los KPIs del detalle se actualizan con los filtros aplicados.
Actualizar los datos
Usa el botón "↻ Actualizar" en la esquina superior derecha para recargar todos los datos en tiempo real.
Exportar a Excel
Dentro del detalle de cada alerta, el botón "Descargar Excel" exporta los registros filtrados con toda la información relevante.
🏢 Manual — Directorio de Proveedores
Este módulo contiene el directorio completo de proveedores activos e inactivos, con toda su información de contacto, documentación y datos bancarios.
Buscar un proveedor
Usa el campo de búsqueda por nombre o filtra por tipo de proveedor y estado (activo / inactivo) en el panel de filtros.
Ver los datos de un proveedor
Haz clic sobre la fila o en el botón "✏️ Editar" para abrir el formulario completo con toda la información del proveedor.
Actualizar información
Dentro del modal puedes actualizar nombre, NIT, tipo, estado, contacto, dirección, documentos (Cámara de Comercio, RUT) e información bancaria. Guarda con el botón "Guardar cambios".
Revisar los documentos
Si el proveedor tiene documentos cargados (Cámara de Comercio o RUT), aparecerán como botones de acceso directo en azul dentro del modal.
Exportar el directorio
El botón "Exportar Excel" descarga el listado completo de proveedores con la información visible según los filtros aplicados.
Condiciones de Soporte
Detalles del servicio de acompañamiento posterior a la entrega del sistema.
✅ Qué incluye el soporte
- ✅ Atención de incidentes derivados del funcionamiento del sistema entregado.
- ✅ Ajustes menores por errores de funcionamiento no atribuibles al cliente.
- ✅ Acompañamiento operativo durante el período contratado.
- ✅ Orientación en el uso de los módulos entregados.
🚫 Qué no incluye el soporte
- ✗ Nuevos desarrollos o módulos adicionales.
- ✗ Cambios de alcance funcional.
- ✗ Integraciones con otras plataformas no contempladas en el proyecto.
- ✗ Nuevos reportes o visualizaciones.
- ✗ Cambios en procesos internos del cliente.
- ✗ Corrección de daños causados por modificaciones realizadas por el cliente o terceros.
📞 Cómo solicitar soporte
- 📧 Correo electrónico: gerencia@smartconsultoraia.com
- 🌐 Sitio web: smartconsultoraia.com
- ⏰ Horario de atención: lunes a viernes, horario hábil Colombia.
- 📝 Al solicitar soporte describe el módulo afectado y el comportamiento que estás observando.
Dependencias del Sistema
El sistema opera sobre una infraestructura de servicios digitales que debe permanecer activa para garantizar el funcionamiento continuo. A continuación se describen en términos funcionales, sin entrar en detalles técnicos internos.
Plataforma de captura de datos
El sistema recibe información a través de formularios digitales activos. Si estos formularios se desactivan, modifican en su estructura o se elimina la cuenta asociada, los datos dejarán de llegar al sistema.
Infraestructura de automatización
Existe un conjunto de automatizaciones configuradas que conectan los formularios con la base de datos. Esta infraestructura requiere mantenerse activa y con suscripción vigente para garantizar la sincronización de la información. Su administración está a cargo de Smart Consultora IA.
Base de datos del proyecto
Toda la información del sistema está almacenada en una base de datos estructurada. Es indispensable que esta estructura permanezca intacta — sin modificaciones en nombres de columnas, hojas o accesos — para que el sistema funcione correctamente.
Servicios de publicación y conectividad
Los paneles visuales del sistema están publicados en una infraestructura de alojamiento web. Los servicios de conectividad que permiten la comunicación entre los módulos deben mantenerse operativos.
Licencias y servicios de terceros
El sistema depende de plataformas externas cuyos costos son independientes del desarrollo realizado. Si alguna de estas plataformas vence o se desactiva, el módulo correspondiente dejará de funcionar. El costo mensual de infraestructura es de USD $20 y cubre los servicios externos necesarios.
Responsabilidades del Cliente
Para garantizar la continuidad y estabilidad del sistema, Mundo Mar & Barracuda asume las siguientes responsabilidades a partir de la recepción del proyecto.
📌 Responsabilidades operativas
- 📌 Mantener actualizada la información registrada en el sistema conforme a los procesos definidos.
- 📌 Utilizar el sistema conforme a los manuales de usuario entregados.
- 📌 Conservar la documentación suministrada en este paquete de entrega.
- 📌 Administrar adecuadamente los usuarios autorizados al sistema.
- 📌 Custodiar la información almacenada y los accesos correspondientes.
🚫 Lo que el cliente no debe hacer
- ✗ No modificar la estructura de formularios, hojas de datos, nombres de campos ni automatizaciones sin evaluación previa de Smart Consultora IA.
- ✗ No eliminar hojas, columnas, formularios ni flujos automatizados.
- ✗ No cambiar credenciales, dominios o configuraciones de las plataformas sin notificación previa.
- ✗ No contratar a terceros para intervenir el sistema sin comunicarlo antes a Smart Consultora IA.
Respaldos del Sistema
Protocolo de respaldo y recuperación de la información del proyecto.
💾 Carpeta compartida de respaldos
- ✅ Se ha dispuesto una carpeta compartida en Google Drive para el almacenamiento de los respaldos del proyecto.
- ✅ El cliente tiene acceso permanente a esta carpeta para consulta y recuperación de información.
- ✅ Los respaldos incluyen las bases de datos operativas acordadas durante el desarrollo.
- ✅ La periodicidad de los respaldos adicionales dependerá del plan de soporte contratado.
- ✅ Es responsabilidad del cliente conservar y no eliminar los archivos de la carpeta compartida.
⚠️ Qué no está respaldado automáticamente
- ⚠️ Información ingresada directamente en los formularios sin sincronizar.
- ⚠️ Cambios realizados fuera del flujo definido del sistema.
- ⚠️ Archivos adjuntos o comprobantes cargados en plataformas externas.
Historial de Versiones
Registro de entregas y actualizaciones del sistema SmartFlow Lite para Mundo Mar.
🕓 Versiones del sistema
📌 Política de versiones
- 📌 Cada actualización significativa genera una nueva versión documentada.
- 📌 Los ajustes menores dentro del soporte no generan nueva versión.
- 📌 Los nuevos desarrollos contratados generan versión mayor (v2.0, v3.0…).
- 📌 Este documento se actualiza en cada nueva versión entregada.